I en hektisk värld och särskilt i strikt reglerade branscher, så är värdet av ett leende från sin compliance officer ofta underskattat. De tider då VD:ar enbart fokuserade på resultat är sedan länge förbi. Idag lever vi i stället i en tid där god företagsstyrning och regelefterlevnad står i centrum. I denna värld är din compliance officers leende en viktig indikator på att allt är i sin ordning.
Många av oss har finanskrisen 2007-2008 hårt fastetsad i minnet. Institutioner som tidigare betraktades som “too big to fail” visade sig vara sårbara och i behov av räddningspaket för att undvika kollaps. I finanskrisens kölvatten bevittnade världen en våg av regleringar avsedda att säkerställa att tidigare misstag inte skulle upprepas. Compliance blev en daglig angelägenhet med krav på noggrann regelefterlevnad för att undvika böter, sanktioner och andra negativa konsekvenser.
Till saken hör även att Finansinspektionen och dess globala motsvarigheter genom åren har ökat sin tillsyn på just detta område, vilket resulterat i ett ökat antal böter och sanktioner för otillräcklig intern styrning och kontroll. För att inte om tala skador på företags rykte. När vi blickar in i spåkulan kan vi inte heller se någon avmattning av nya regelverk. För att underlätta för Compliance och hjälpa dem att utföra sitt arbete mer effektivt behöver företag förstå vikten av god intern styrning och kontroll.
Vikten av god intern styrning och kontroll
God intern styrning och kontroll säkerställer att en organisation drivs effektivt och på ett betryggande sätt. Det är fundamentalt för en organisations framgång och uthållighet. Det finns en mängd anledningar till att god intern styrning och kontroll är viktigt, här är exempel på några.
Operationell effektivitet; genom att ansvarsområden är tydlig definierade och processer välutformade vilket i sin tur leder till ett mer optimalt resursutnyttjande.
Ryktesrisker; ett snedsteg inom compliance kan göra att ert företag figurerar i media av skäl ingen önskar sig och kan påverka förtroendet hos kunder, investerare och allmänheten.
Strategisk fördel; eftersom beslut kan fattas snabbare och mer exakt, risker hanteras mer effektivt och det går att agera proaktivt när det gäller att uppfylla nya krav och regler. Detta kan översättas till ökad lönsamhet och konkurrenskraft.
Några tips längs med vägen
Bildtext: Att upprätta god intern styrning och kontroll är inget man gör i en handvändning. Det kräver resurser, kunskap och engagemang. Här har vi listat våra bästa tips.
Bolagsstyrningens hörnpelare – interna styrdokument
Hur tråkigt det än kan låta så utgörs hjärtat i varje robust internt styrningssystem av dess styrdokument. Dessa dokument fungerar som företagets ledstjärna, vägledande i varje beslut och åtgärd. Ett väldefinierat ramverk säkerställer att uppgifter, oavsett vem som utför dem, uppnår konsekventa och optimala resultat.
Styrdokument såsom policies och riktlinjer sätter ord på bolagets ”ethos”, mål och operativa modell. De ger vägledning till alla anställda om vad som förväntas av dem och vilka standarder som måste upprätthållas.Tydligt definierade rutiner säkerställer att uppgifter – oavsett vem som utför dem – mynnar ut i konsekventa och ändamålsenliga resultat. Styrdokumenten sätter även ramarna för varje roll och säkerställer att varje individ är medveten om sina uppgifter, ansvar och omfattningen av deras befogenheter. Detta stärker inte bara organisationens interna kontroller utan skapar också en kultur av ansvarstagande och professionalitet.
Har ni redan styrdokument på plats – jättebra! Men hänger de ihop? Tänk dig att försöka bygga en båt genom att använda en ofullständig ritning. Vad blir resultatet? Ett skepp som är dömt att gå under. Ofullständiga eller osammanhängande styrdokument kan orsaka missförstånd och operationella misstag som kan stå bolaget dyrt.
Omfamna systemstöd och digitalisering!
Arbetet inom compliance innebär ofta hantering av en mängd olika dokument. Genom att använda systemstöd kan många uppgifter effektiviseras eller automatiseras, vilket minskar risken för mänskliga fel och frigör tid för att fokusera på mer strategiska och komplexa uppgifter där en mänsklig touch faktiskt behövs.
Medan korrekta och sammanhängande interna styrdokument lägger grunden för god styrning och kontroll, fungerar systemstöd som den hörnpelare som säkerställer att företag kan navigera det komplexa landskapet av krav och förväntningar.
Underlätta för er Compliance officer
Även om din Compliance officer har slutat le, är det aldrig för sent att rätta till situationen. Compliance är inte bara en skyldighet för många företag utan en möjlighet att stärka företaget i sin helhet. Hur kan företag och organisationer stötta sina Compliance officers samtidigt som nya regelverk och utökade arbetsuppgifter inte tenderar att mattas av? Här är kommer några tips:
Tydligt ledarskap; ledningen måste tydliggöra att regelefterlevnad är en prioritet för hela organisationen. Detta skickar en stark signal till alla anställda.
Kontinuerlig kompetensutveckling; compliance-landskapet förändras ständigt. Att investera i fortbildning och utveckling av färdigheter och kunskaper är en investering i företagets framtid.
Öppen kommunikation; en öppen och transparent kommunikation mellan ledningen och complianceteamet är avgörande. Alla bör känna sig bekväma med att lyfta eventuella bekymmer eller utmaningar som uppstår på vägen.
Åter till värdet av ett leende!
För att återknyta till vår inledning, medan det finansiella landskapet har utvecklats genom åren, blivit striktare och mer krävande, är det avgörande för företag att se dessa förändringar som katalysatorer för bättre affärspraxis snarare än belastande hinder. Vi rekommenderar alla chefer att hålla utkik efter det där leendet när ni passerar er Compliance officers skrivbord. Det är inte bara ett ansiktsuttryck, utan kan mycket väl utgöra en barometer för ditt företags interna hälsa. Om dem har slutat le så kanske det är dags att genomföra en hälsokontroll inom just intern styrning och kontroll.
